Gérer les locataires dans Locizi
Ce guide vous accompagne dans la gestion complète de vos relations locataires avec Locizi. Découvrez comment créer des profils détaillés, optimiser la communication et automatiser le suivi.
🎯 Objectifs de ce guide
À la fin de ce tutoriel, vous saurez :
- ✅ Créer et configurer des profils locataires
- ✅ Gérer les contrats de location
- ✅ Optimiser la communication
- ✅ Suivre les paiements et impayés
- ✅ Automatiser les tâches récurrentes
- ✅ Maintenir des relations saines
🚀 Étape 1 : Création d’un profil locataire
👤 Informations de base
Commencez par créer un profil complet :
Profil Locataire :
Identité :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Nationalité
- Profession
Coordonnées :
- Téléphone principal
- Téléphone secondaire
- Email personnel
- Email professionnel
Adresse :
- Adresse actuelle
- Adresse précédente
- Adresse de facturation
Documents :
- Pièce d’identité
- Justificatif de domicile
- Bulletins de salaire
- Avis d’imposition
🎯 Conseils de saisie
Pour les coordonnées :
- Privilégiez l’email : plus rapide pour les communications
- Vérifiez les numéros : testez avant d’enregistrer
- Ajoutez des contacts d’urgence : famille, amis proches
Pour les documents :
- Scannez en haute qualité : minimum 300 DPI
- Vérifiez la validité : dates d’expiration
- Organisez par catégorie : identité, revenus, garanties
📋 Étape 2 : Configuration du contrat
📄 Informations du bail
Configurez les détails du contrat :
Contrat de Location :
Durée :
- Date de début
- Date de fin
- Durée initiale
- Renouvellement automatique
Conditions financières :
- Loyer mensuel
- Charges
- Caution
- Frais d’agence
Propriété louée :
- Adresse complète
- Type de bien
- Surface
- Équipements
Clauses spéciales :
- Animaux autorisés
- Travaux interdits
- Sous-location
- Conditions particulières
🔄 Gestion des renouvellements
Options de renouvellement :
- Automatique : reconduction tacite
- Manuel : renégociation chaque année
- Conditionnel : selon performance locataire
- Avec préavis : notification 3 mois avant
💬 Étape 3 : Communication optimisée
📱 Canaux de communication
Configurez les préférences de communication :
Canaux de Communication :
Email :
- Notifications automatiques
- Rappels de paiement
- Informations importantes
- Rapports mensuels
SMS :
- Urgences
- Rendez-vous
- Retards de paiement
- Confirmations
Push (application) :
- Messages instantanés
- Mises à jour statuts
- Notifications maintenance
- Alertes importantes
Téléphone :
- Urgences uniquement
- Rendez-vous importants
- Suivi personnalisé
- Support technique
🤖 Messages automatisés
Templates disponibles :
- Bienvenue : accueil et informations utiles
- Rappel loyer : 5 jours avant échéance
- Retard paiement : 3 jours après échéance
- Maintenance : confirmation d’intervention
- Visite : rappel 24h avant
- Renouvellement : 3 mois avant fin de bail
💰 Étape 4 : Suivi financier
📊 Tableau de bord financier
Surveillez la santé financière :
Suivi Financier :
Paiements :
- Loyer du mois
- Charges
- Régularisations
- Frais exceptionnels
Historique :
- Paiements reçus
- Retards constatés
- Impayés
- Règlements
Alertes :
- Retard de paiement
- Impayé > 1 mois
- Charges en retard
- Caution insuffisante
Statistiques :
- Taux de ponctualité
- Montant total perçu
- Nombre d’impayés
- Délai moyen de paiement
🔄 Automatisation des relances
Système de relances progressives :
- Rappel automatique : 5 jours avant échéance
- Première relance : 3 jours après échéance
- Relance ferme : 10 jours après échéance
- Mise en demeure : 15 jours après échéance
- Procédure contentieuse : 30 jours après échéance
🛠️ Étape 5 : Gestion des demandes
📋 Types de demandes
Organisez les demandes par catégorie :
Gestion des Demandes :
Urgences :
- Fuite d’eau
- Panne électrique
- Chauffage en panne
- Serrure cassée
Maintenance :
- Réparations courantes
- Changements d’équipement
- Améliorations
- Travaux d’entretien
Administratif :
- Changement d’adresse
- Modification contrat
- Demande de quittance
- Questions diverses
Visites :
- Visites de contrôle
- Visites techniques
- Visites d’état des lieux
- Visites de fin de bail
⚡ Traitement automatisé
Workflow intelligent :
- Réception : demande enregistrée automatiquement
- Catégorisation : IA classe la demande
- Priorisation : urgence, importance, délai
- Assignation : au bon interlocuteur
- Suivi : statut mis à jour automatiquement
- Clôture : validation et archivage
📊 Étape 6 : Analytics et reporting
📈 Indicateurs de performance
Suivez les métriques clés :
KPIs Locataires :
Satisfaction :
- Note globale
- Temps de réponse
- Résolution des problèmes
- Recommandations
Financier :
- Taux de ponctualité
- Montant des impayés
- Coût de gestion
- ROI par locataire
Maintenance :
- Nombre d’interventions
- Coût moyen
- Temps de résolution
- Satisfaction post-intervention
Gestion :
- Durée moyenne de bail
- Taux de renouvellement
- Taux de vacance
- Coût d’acquisition
📋 Rapports personnalisés
Rapports disponibles :
- Mensuel : résumé complet de l’activité
- Trimestriel : analyse des tendances
- Annuel : bilan complet et projections
- Personnalisé : selon vos critères
🔄 Étape 7 : Automatisation avancée
🤖 Règles automatiques
Configurez des actions automatiques :
Automatisations :
Financier :
- Relance automatique impayés
- Calcul charges au réel
- Indexation loyer annuelle
- Génération quittances
Calendrier :
- Rappels renouvellement bail
- Planification visites
- Rappels maintenance
- Échéances importantes
Communication :
- Messages de bienvenue
- Rappels automatiques
- Confirmations actions
- Notifications statuts
Reporting :
- Rapports mensuels
- Alertes seuils
- Statistiques automatiques
- Exports données
🎯 Personnalisation
Adaptez selon vos besoins :
- Fréquence : quotidien, hebdomadaire, mensuel
- Seuils : montants, délais, pourcentages
- Destinataires : locataire, propriétaire, gestionnaire
- Format : email, SMS, push, téléphone
🎯 Prochaines étapes
Une fois vos locataires configurés :
- Automatiser les paiements → Guide : Suivi des loyers
- Gérer les états des lieux → Guide : États des lieux digitaux
- Optimiser la maintenance → Guide : Maintenance préventive
- Analyser les performances → Guide : Rapports personnalisés
❓ Questions fréquentes
🔧 Problèmes courants
Q : Comment gérer un locataire en retard de paiement ? R : Le système automatise les relances. Pour les cas graves, contactez notre support juridique.
Q : Puis-je personnaliser les messages automatiques ? R : Oui, tous les templates sont modifiables dans les paramètres.
Q : Comment archiver un locataire qui part ? R : Utilisez l’option “Fin de bail” qui archive automatiquement le profil.
📞 Support
Besoin d’aide ? Notre équipe est là pour vous accompagner :
- 💬 Chat en ligne : disponible 24h/24
- 📧 Email : support@locizi.com
- 📱 Téléphone : 01 23 45 67 89
🎉 Félicitations !
Vous maîtrisez maintenant la gestion complète de vos locataires avec Locizi ! Vos relations locataires sont optimisées et automatisées.
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